Gestão Documental
A Gestão Documental garante o direito constitucional do acesso a todos os documentos públicos, através de políticas com vistas à preservação e a integralidade quanto à produção, utilização e destinação dos documentos; garantido que a informação esteja disponível quando e onde seja necessário.
O Município da Estância Turística de Olímpia Estado de São Paulo no intuito de atender a exigência da aplicação da gestão documental como forma de proteger o administrador na gestão dos acervos municipais tanto para documentos físicos quanto digitais e zelar pelo arquivo público gerado pela administração e recebido de terceiros, bem como de promover a transparência na gestão publica institucionalizou o Arquivo Público Municipal “Drº Antônio Augusto Reis Neves” com a Lei Municipal nº 4.336/2018 de 16 de Fevereiro de 2018, nos termos da Lei Federal nº 8.159/1991.
A referida lei atribui responsabilidades e corpo técnico para execução das atividades de Gestão Documental, Gestão Eletrônica de Documentos, Preservação e Difusão de Acervos Históricos.
Para a implantação da Gestão Documental e em concordância com as orientações do CONARQ – Conselho Nacional de Arquivo Público e Privado e de acordo com a Lei Municipal 4336/18, criou-se a – Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) através do Decreto 7.179/2018, que é um grupo permanente e multidisciplinar instituído nos órgãos da Administração Pública Municipal, responsável pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, realizando o processo de análise dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária e sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente, os quais deverão integrar a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo desse órgão ou entidade.
Com a criação da Política de Gestão Documental e Institucionalização do Arquivo Público Municipal, o município da Estância Turística de Olímpia passará por uma profunda transformação cultural e organizacional o que consequentemente marcará o pioneirismo da administração municipal que torna a instituição capaz de gerenciar os capitais do conhecimento, reduzir a possibilidade de fraudes e extravios, bem como agilizar a recuperação da informação e o processo de tomada de decisões.
