História do Projeto
O Projeto para institucionalizar o arquivo público municipal na Estância Turística de Olímpia, originou-se a partir da Lei 4.221, de 26 de Janeiro de 2017, através do Setor de CEDOC – Centro de Documentação e Acesso à informação na Secretaria de Administração.
Buscando atender as exigências legais a partir da Constituição Federal de 1988, a equipe designada para desenvolver o projeto, identificou a necessidade de estabelecer uma metodologia para nortear a gestão e guarda dos documentos, elementos que foram subsidiados através do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), criado pela Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, chamada de Lei de Arquivos.
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
como elementos de prova e informação.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.
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Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e
vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos,
observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional,
que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR).
Considerando as diretrizes estabelecidas e buscando a eficiência na gestão documental, o município da Estância Turística de Olímpia, institucionaliza a Lei 4.336/2018, criando o Arquivo Público Municipal “ Dr. Antônio Augusto Reis Neves”, sendo esta a instituição responsável pela gestão, preservação e acesso aos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelo poder público municipal.
INOVAÇÃO E PIONEIRISMO
Com a criação da Política de Gestão Documental e Institucionalização do Arquivo Público Municipal, o município da Estância Turística de Olímpia passará por uma profunda transformação cultural e organizacional o que consequentemente marcará o pioneirismo da administração municipal que torna a instituição capaz de gerenciar os capitais do conhecimento, reduzir a possibilidade de fraudes e extravios, bem como agilizar a recuperação da informação e o processo de tomada de decisões.
ELABORAÇÃO:
Eliane Beraldo Abreu de Souza – Secretária Municipal de Administração – Idealizadora do Projeto
Ana Paula Rodrigues Bertolino – Chefe do Setor de Arquivo Físico – Autora do Projeto
Victor Ishikawa Mansano – Diretor da Divisão de Tecnologia – Coautor do Projeto
Aracele Aparecida Rosa – Tecnico Administrativo I
Camila Frugis Gonzalis Lima – Escriturária I
Maria do Carmo Moreira kamla Passi – Bibliotecária
